Filialen unterstützen und die Marke stärken.

Am Anfang des Projektes standen zwei große Ziele: Eine nutzerfreundliche Self Service Marketing Plattform zu etablieren, die die Filialen bei ihrer Marketing-Arbeit unterstützt – und zudem die Arbeitsaufwände in den Grafikabteilungen signifikant reduzieren.

Die Herausforderung des Change Vorhabens bestand besonders darin, alle Projektbeteiligten zu führen und zu involvieren, um die Einführung neuer Prozesse, Strukturen und Software im Unternehmensumfeld etablieren zu können. Zeitgleich zur Standardsisierung des bestehenden Kommunikationsmaterials trafen wir außerdem auf die spezielle Situation, dass parallel Änderungen im Corporate Design entwickelt wurden, die bei der Implementierung berücksichtigt werden mussten.

Zusammen mit unserem Kunden formten wir ein Projektteam, das für die Implementierung verantwortlich war. Dieses besaß das Mandat, für das Design und die Kommunikation relevante Entscheidungen zu treffen und wurde von jeweils einem Vertreter des Kunden wie auch der Agentur geleitet. Im Team wurden Prozesse analysiert, optimiert oder neu definiert. Anforderungen an den Support wurden erarbeitet, die Kommunikation vereinheitlicht und auf das überarbeitete Corporate Design angepasst.

Kern des Projektes war die Entwicklung einer Self Service Plattform als zentrales Marketing Tool und Datenbank für jegliches Kommunikationsmaterial. Dies umfasste auch die zentrale Verwaltung von Bildern und Grafiken.

Über intuitiv zu bedienende Editoren können Mitarbeiter beispielsweise Print-Anzeigen, Fact Sheets und Poster direkt an die Produktion übermitteln oder E-Mail-Einladungen versandfertig individualisieren. Selbstverständlich lassen sich auch Freigabeprozesse in diesen Ablauf integrieren. Intelligente Anzeigenvorlagen ermöglichen außerdem automatische Formatanpassungen, um unterschiedliche Anforderungen von Platzierungen ohne Einbeziehung des Grafikteams vornehmen zu können.

Um den Weg vom ersten Entwurf bis zu fertig produzierten Werbemitteln zu vereinfachen, haben wir in jedem Markt fest etablierte externe Dienstleister in den Prozess und an das System angebunden.

Das Projekt wurde erfolgreich innerhalb der geplanten Zeit umgesetzt: Weniger als acht Monate vergingen vom ersten Meeting bis zur vollständigen Migration sämtlicher Daten und der Ablöse des alten Systems. Die enorme Menge an Design-Varianten wurde auf ein flexibles Minimum reduziert: Die final ausgerollten 900 Kommunikationsmittel basieren heute auf weniger als 20 Design-Varianten.

Durch die Plattform lassen sich Kampagnen signifikant schneller umsetzen – statt in sechs Wochen gelingt dies nunmehr innerhalb von nur 10 Minuten. Standardisierte Templates machen es nicht länger erforderlich, externe Programmierer einzubeziehen; stattdessen können Mitarbeiter die notwendigen Adaptionen selbst übernehmen. Das Alltagsgeschäft bindet in den Grafikabteilungen somit deutlich weniger Ressourcen und es entstehen Freiräume für anspruchsvollere und kreativere Aufgaben.

Eine Umfrage unter den Usern bestätigt dieses positive Bild: 82% bewerten „Marketing Bank“ als „nutzerfreundlich“. Damit konnte die ambitionierte Zielsetzung von 75% deutlich übertroffen werden. Auch die Leistungsfähigkeit des Systems wird mit 91% überdurchschnittlich bewertet. Insgesamt bewerten 96% der Nutzer die Plattform als „Verbesserung“. Nachdem das Portal im ersten Monat mit 1.200 Usern startete, waren Ende 2013 bereits rund 3.800 Personen registriert – 850 aktive Nutzer in jedem Monat machen es zu einem unverzichtbaren Teil des Arbeitsalltags.